Airport Operational Status (AOS) -järjestelmä on jaettu tieto- ja viestintäkanava, jota käytetään koko Finavian lentokenttäyhteisössä toiminnan suorituskyvyn ja ennustettavuuden parantamiseen yhteisen tilannetietoisuuden avulla. Helsinki-Vantaan lentoaseman asiakaskokemuksesta ja prosesseista vastaava johtaja Timo Järvelä Finaviasta kertoo, miten järjestelmä toimii ja miten sekä Helsinki-Vantaan lentoasema että Finavian 20 verkostoasemaa hyötyvät tästä järjestelmästä.
Yhdessä digitaalisten ratkaisujen kumppanin, Siili Solutionsin, kanssa rakennettu järjestelmä on ollut käytössä viisi vuotta ja suunniteltu alusta alkaen Helsinki-Vantaan lentoaseman ja koko Suomen alueellisten verkostoasemien hallintaan. Finavia teki yhteistyötä Siili Solutionsin kanssa luodakseen räätälöidyn järjestelmän, joka on mullistanut Finavian lentoasemaverkoston toiminnan.
Sujuvaa ja tehokasta toimintaa
– Nykyään Finavia käyttää AOS-järjestelmää tietojen keräämiseen, luokittelemiseen ja julkaisemiseen. Sisäistä ja ulkoista dataa kerätään monin tavoin, ja kaikki kerätty data näkyy samalla koontinäytöllä. Näytöltä käyttäjä voi valita tietyt palaset saadakseen yksityiskohtaisemman kuvan tietystä prosessista, Järvelä avaa järjestelmän käyttöä.
– Kun huomioidaan kaikki sovellusta käyttävät ryhmät, AOS-järjestelmää hyödyntää päivittäin noin 4 000 käyttäjää, joista 25 prosenttia on Finavian henkilöstöä, ja 75 prosenttia puolestaan lentoaseman muuta henkilökuntaa. Toimintamme ytimen – asiakaskokemuksen laadun – maksimoimiseksi käsiteltiin yhteensä 2 500 tapahtumaa vuonna 2020, kuvaa Järvelä järjestelmän laajuutta.
Finavian mielestä tuottavuutta kannattaa parantaa kaikkialla, missä se on mahdollista, koska se johtaa parempaan palveluun, täsmällisyyteen ja tehokkaampaan kapasiteetin käyttöön. Seurauksena on parempi asiakaskokemus niin matkustajille kuin lentoyhtiöillekin.
Laadukkaampi tieto vapauttaa aikaa
– Yksi AOS-järjestelmän keskeisistä eduista on sen vapauttama aika muihin tehtäviin ja joustavuus henkilöstön näkökulmasta, Järvelä sanoo ja jatkaa:
– Kun lentoaseman henkilökunnalla on korkealaatuista tietoa, he voivat hallita erilaisia prosesseja tai tilanteita tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Kun asiakaspalvelijamme ohjaa matkustajia esimerkiksi porttialueella, hän tarvitsee tarkkaa reaaliaikaista tietoa voidakseen tarjota parasta mahdollista apua.
Tiedon keskittäminen ja sen oikein kohdistaminen säästää aikaa kymmenien kokousten verran viikossa ja tuo säästöjä kustannuksissa. Säästöt muodostuvat mahdollisuudesta luoda ja jakaa ohjeistuksia nopeasti oikeille ihmisille.
– Vuonna 2020 koronaviruspandemian vuoksi toiminnot pyörivät 1–2 kokoaikaisen työntekijän voimin, joita kierrätettiin 12–15 henkilön joukosta. Ilman AOS-järjestelmää kokoaikaisten työntekijöiden tarve olisi ollut suurempi jatkuvan kriisinhallinnan ja lentokenttien rutiineissa tapahtuvien poikkeamien vuoksi, Järvelä kuvailee Helsinki-Vantaan lentoaseman arkea viime vuonna.
Järjestelmä toiminnassa: koronaviruspandemia
Pandemia on osoittanut AOS-järjestelmän hyödyt käytännössä. Jatkuvasti muuttuva informaatio, turvallisuussäännöt, matkustajaprosessit sekä terveysohjeistukset korostivat nopean ja tehokkaan mobiiliviestinnän merkitystä jokaisen lentokenttäyhteisön jäsenen välillä. Tämä on ollut mahdollista, koska järjestelmä toimii saumattomasti sekä pöytätietokoneiden että mobiililiittymien välillä.
– Erityisenä haasteena pandemian aikana on ollut uusien ulkopuolisten sidosryhmien, kuten terveysviranomaisten ja ministeriöiden, mukaan ottaminen lentoaseman toimintaan. Koska AOS-järjestelmä toimii reaaliajassa, tarjolla on aina mahdollisimman ajankohtaista tietoa. Kommunikointi myös ulospäin on tämän takia toiminut esteettä, Järvelä kuvailee.
Yhteys palovaroitinjärjestelmään on hyvä esimerkki siitä, miten järjestelmä saa oikeat ihmiset mukaan oikeaan aikaan. Hälytyksen sattuessa asiasta tiedotetaan järjestelmän kautta erityisellä toiminnolla asiaankuuluville päätöksentekijöille ja lentoaseman henkilökunnalle. Kaikille muille järjestelmä lähettää tiedon meneillään olevasta, mahdollisesti toimintoihin vaikuttavasta tapahtumasta.
– Jos hälytyksessä on kyseessä tulipalo ja evakuointi, Finavian lentoaseman kriisinhallinta järjestetään AOS:n kautta. On tietenkin tärkeää huomata, että AOS-järjestelmä ei korvaa varsinaista palohälytystä – tämä tulee edelleen perinteisesti kaiuttimista, Järvelä huomauttaa.
Kriisien välttäminen ja käsittely
Parempi tilannetietoisuus auttaa arkisten toimintojen lisäksi myös erityistilanteissa. Kun jotain odottamatonta tapahtuu, on ratkaisevan tärkeää, että lentoaseman henkilökunnalla on kaikki tarvittava tieto tilanteen nopeaa ja turvallista hoitamista varten.
– Toiminnallisesta näkökulmasta kriisiin, kuten pandemiaan, voidaan joutua vastaamaan monella eri tasolla. AOS-järjestelmän avulla lentoaseman henkilökunta voi hallita ja kommunikoida minkä tahansa tason tapauksesta tilanteen tehokkaan ratkaisemisen takaamiseksi. Järjestelmän avulla voidaan myös säätää tietojen luottamuksellisuuden tasoa, jotta arkaluonteisetkin tapaukset voidaan käsitellä sopivalla tavalla, Järvelä kertoo.
AOS-järjestelmän avulla käyttäjät voivat nähdä kaikki keskeiset KPI-mittarit eri prosesseista, jotta tilanteisiin voidaan reagoida ennen niiden syntymistä. Toisin sanoen henkilöstö voi tehdä päätöksiä niin reaaliaikaisesti ja laadukkaasti, että ongelmatilanteet voidaan ratkaista jo ennakkoon.
AOS-järjestelmä on valmis muiden liikennesektoreiden käyttöön
– AOS-järjestelmä antaa lentokenttäyhteisöllemme mahdollisuuden viestiä ja seurata tapahtumia reaaliajassa. Näin voimme reagoida vaaratilanteisiin nopeammin ja vähentää toiminnan negatiivisia vaikutuksia. Näitä tarpeita on myös muilla liikenteen alan toimijoilla, Järvelä sanoo ja lisää:
– Positiivisten tulosten myötä Finavia on pyrkinyt kaupallistamaan järjestelmän myös ilmailukäytön ulkopuolelle, esimerkiksi meri- ja rautatieteollisuudelle. Alusta on jo käytössä muilla aloilla, kuten siivousyrityksissä.
Pilvipohjainen alusta tarkoittaa, että AOS-järjestelmä voidaan rakentaa suhteellisen nopeasti. Järjestelmä on suunniteltu pitkäaikaisen tietojen tallennuksen sijaan yhteistyötä, reaaliaikaista operatiivista dataa ja tilanteiden ennakoimista varten. Se on suurille yrityksille suunnattu, GDPR-yhteensopiva, turvallisessa ympäristössä ja sataprosenttisesti pilvessä toimiva ratkaisu.
– Ilmailuala on monimutkainen, kuten muutkin liikenteeseen liittyvät alat. Monimutkaiset teollisuuden alat, joilla on erilaisia intressejä, prosesseja, organisaatioita ja yrityksiä, tarvitsevat huippuluokan jaettua tilannetietoisuutta ymmärtääkseen ekosysteemiään ja sen toimintaa. Nopean ja tarkan tiedon avulla haasteisiin voidaan vaikuttaa ennen niiden syntymistä. Paremmalla ymmärryksellä voimme tehdä parempia päätöksiä. Se on sujuvan ja menestyksekkään toiminnan peruskallio, Järvelä summaa.
Tämä artikkeli on koottu International Airport Review -lehdessä julkaistun Information shared is performance improved at Helsinki Airport -artikkelin pohjalta.
